Etkili bir yazılı veya sözlü iletişim ancak dilin doğru kullanılmasıyla mümkündür. Etkili yazı yazma, yetenek olduğu kadar uzun yıllara yayılan okuma ve yazma deneyimi gerektirir. Başarılı yazı yazmak için yazım kurallarına uymanın yanında, sistemli düşünme, hayal kurma, duyguları ve düşünceleri aktarabilme yeteneğine de ihtiyaç vardır. Bir yazışma türü olarak iş yazışmaları birçok amaçla yapılır; iş yazışmalarının asıl amacı örgüt çalışanlarını bilgilendirmek, örgütün iç ve dış çevresi arasındaki gelişmelerden onları haberdar etmek, üstlerin talimatlarını, astların ise taleplerini iletmektir. Yazışma aynı zamanda çalışanları motive edici bir işleve sahiptir. Bunun için yazışmaların ikna edici ve etkileyici olması gerekir. İş yazışmaları edebi yazılar değildir. Onların asıl amacı kurumsal faaliyetlerin resmi bir düzlemde yürütülmesini sağlamaktır.